Lorsque l’on veut organiser un événement d’entreprise, que ce soit un séminaire, une réception ou un rendez-vous avec les parties prenantes, il peut très facile de stresser à cause des deadlines qui approchent à grands pas. L’organisation n’est pas aisée et tout peut très vite divaguer. Aujourd’hui, nous vous proposons de jeter un œil à ce qui se passe concrètement lorsque l’on organise un événement et comment parvenir à tout mettre en forme pour un événement professionnel réussi !

Définir des objectifs clairs et précis

Qu’est-ce que je veux réellement organiser ? Et dans quel but ? Cette partie est l’une des plus importantes.
Elle permet d’établir des KPI précis pour notre événement.
Quelle est ma cible et que veut-on organiser réellement ?
Le lieu, les invités et les résultats seront différents du tout au tout si l’on ne fait pas attention à établir clairement ce plan d’action.

Choisir un budget réaliste

On a très vite tendance à sous-estimer certains coûts, en règle générale, il faut toujours ajouter environ 30% à des précisions qui ont été faites à la va-vite.
C’est pourquoi la budgétisation est si importante, et elle ne doit pas être basée sur des contraintes de l’entreprise mais sur les objectifs que l’on souhaite atteindre.
Cela vous permettra d’avoir une meilleure marge de manoeuvre dans les négociations avec les parties tierces et de négocier les meilleurs tarifs en fonction de vos besoins.

Avoir un programme clair

Le programme de l’événement doit être clair comme de l’eau de roche, ne laissez aucune place à l’incertitude et ne vous laissez pas aller dans la procrastination.
Choisissez vos invités comme il se doit, tout comme les speakers et le contenu de leurs interventions.

S’approprier le meilleur lieu

L’une des questions qui se pose le plus, et peut-être la plus importante, c’est le lieu où va se passer l’événement. Choisissez un lieu à votre image, qui va rendre fier vos employés et qui va renforcer la confiance de vos clients.
Pensez aux médias et à la promotion que vous allez pouvoir faire. Si, comme nous, vous êtes dans la capitale, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel des lieux d’événements d’entreprise à Paris.

Choisir la bonne date

Et oui, là aussi, le bat peut blesser.
Vous connaissez mieux que quiconque les particularités de votre secteur, évitez tous week-ends de départs en vacances, ou les jours fériés pour éviter les ponts. Il n’y a pas de date magique, seulement des bons gestionnaires !
Evitez simplement la première semaine de septembre et les périodes de fêtes, pour le reste, vous saurez certainement prendre la meilleure décision en fonction de votre industrie et de vos clients.